1. Wie zijn wij?
SPL B.V. is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Waar SPL B.V. persoonsgegevens verwerkt in opdracht van haar klanten, treedt zij op als verwerker; zie hiervoor hoofdstuk 3, onderdeel Dienstverlening voor onze klanten.
Contactgegevens:
SPL B.V.
Amsterdamseweg 54
6814 CP Arnhem
E-mail: [email protected]
Telefoon: 085 – 4014280
Bij de verwerking van persoonsgegevens houdt SPL B.V. zich aan de wettelijke bepalingen die daarvoor gelden. De organisatie respecteert de privacy van iedereen van wie zij persoonsgegevens verwerkt en verzamelt en/of verwerkt geen persoonsgegevens zolang dit geen gerechtvaardigd doel dient.
In deze privacyverklaring informeert SPL B.V. betrokkenen over de wijze waarop er omgegaan wordt met hun gegevens. Deze verklaring geldt voor medewerkers en sollicitanten, en voor klanten, prospects, websitebezoekers en bezoekers van ons pand. Deze gegevens worden zorgvuldig beveiligd. Hierbij houdt SPL B.V. zich aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet AVG.
SPL B.V. houdt een register van verwerking bij ten aanzien van alle persoonsgegevens. Het register brengt niet alleen de processen in kaart: per proces wordt ook vastgelegd welke persoonsgegevens worden verwerkt en welke grondslag daarvoor geldt. Ook wordt inzichtelijk gemaakt welke applicaties worden ingezet en welke afspraken met derden zijn gemaakt (verwerkersovereenkomst/beveiligingsmaatregelen).
2. Welke persoonsgegevens verwerken wij van medewerkers en sollicitanten?
SPL B.V. verzamelt en verwerkt gegevens van sollicitanten en werknemers voor diverse doeleinden, waaronder: sollicitatie, personeelsadministratie, salarisverwerking, verlofregistratie en wettelijke verplichtingen.
Het gaat – of kan gaan – om de volgende gegevens:
3. Welke persoonsgegevens verwerken wij van klanten, prospects en bezoekers?
Naast gegevens van medewerkers en sollicitanten verwerkt SPL B.V. persoonsgegevens van contactpersonen bij klanten en prospects, van bezoekers van onze website en van bezoekers van ons pand. Hieronder staat per situatie welke gegevens dat zijn, waarvoor wij ze gebruiken, op welke grondslag en hoe lang wij ze bewaren.
Contact opnemen
Wanneer u het contactformulier op onze website invult, ons een e-mail stuurt of telefonisch contact met ons opneemt, verwerken wij uw naam, e-mailadres, telefoonnummer en de inhoud van uw bericht. Wij gebruiken deze gegevens uitsluitend om uw vraag te beantwoorden en contact met u op te nemen. De grondslag hiervoor is ons gerechtvaardigd belang om te kunnen reageren op vragen en verzoeken. Wij bewaren deze gegevens maximaal een jaar na het laatste contact.
Klanten en prospects
Van contactpersonen bij onze klanten en prospects verwerken wij naam, functie, zakelijk e-mailadres, telefoonnummer, adresgegevens en, waar van toepassing, bankgegevens ten behoeve van de facturatie. Wij gebruiken deze gegevens om offertes uit te brengen, de overeenkomst uit te voeren, de dienstverlening te leveren en de zakelijke relatie te onderhouden. De grondslag hiervoor is ons gerechtvaardigd belang bij het uitvoeren van de overeenkomst met uw organisatie en het onderhouden van de zakelijke relatie. Bent u zelf partij bij de overeenkomst, dan is de grondslag de uitvoering van die overeenkomst. Wij bewaren deze gegevens gedurende de looptijd van de relatie en daarna zolang wettelijke bewaarplichten dat vereisen, waaronder de fiscale bewaarplicht van zeven jaar.
Nieuwsbrief en informatie-e-mails
Wanneer u zich aanmeldt voor onze nieuwsbrief, verwerken wij uw voor- en achternaam, bedrijfsnaam en e-mailadres om u de nieuwsbrief en informatie over onze dienstverlening te kunnen sturen. De grondslag hiervoor is uw toestemming. U kunt zich op elk moment afmelden via de afmeldlink onderaan elke e-mail. Wij bewaren deze gegevens totdat u uw toestemming intrekt.
Websitebezoek
Bij een bezoek aan onze website verwerken wij gegevens over dat bezoek, waaronder uw IP-adres en uw gebruik van de site. Wij gebruiken deze gegevens voor statistiek en om de website te verbeteren, onder meer via gebruiksanalyses en heatmaps. Daarnaast gebruiken wij een dienst die zakelijke bezoekers op organisatieniveau herkent, zodat wij weten welke organisaties interesse tonen in onze dienstverlening; hierbij worden geen individuele bezoekers geïdentificeerd. Op sommige pagina’s zijn video’s van YouTube ingesloten; daarbij kan YouTube cookies plaatsen. Voor alle niet strikt noodzakelijke cookies vragen wij vooraf uw toestemming. In onze cookieverklaring staat welke cookies dit zijn en kunt u uw toestemming op elk moment wijzigen of intrekken. Wij bewaren deze gegevens maximaal 26 maanden.
Cameratoezicht
Ter beveiliging van onze medewerkers, bezoekers en eigendommen maken wij bij ons pand aan de Amsterdamseweg 54 in Arnhem gebruik van cameratoezicht. Daarbij worden beelden vastgelegd waarop personen herkenbaar kunnen zijn. De grondslag hiervoor is ons gerechtvaardigd belang bij de beveiliging van onze locatie. Het cameratoezicht wordt ter plaatse kenbaar gemaakt. Wij bewaren de beelden 28 dagen, tenzij een incident aanleiding geeft de beelden langer te bewaren; in dat geval bewaren wij de beelden tot het incident is afgehandeld.
Dienstverlening voor onze klanten
Bij het leveren van onze diensten verwerken wij persoonsgegevens in opdracht van onze klanten, bijvoorbeeld bij het beheer van hun infrastructuur en het maken van back-ups. In die gevallen is SPL B.V. verwerker en is de klant verwerkingsverantwoordelijke. Wij verwerken die gegevens uitsluitend volgens de instructies van de klant en op basis van een verwerkersovereenkomst. Wilt u weten hoe uw gegevens door die organisatie worden verwerkt, neem dan contact op met de betreffende organisatie.
4. Op welke basis mogen wij uw gegevens gebruiken?
SPL B.V. verwerkt persoonsgegevens alleen als daar een wettelijke grondslag voor is. Hieronder staat per type verwerking welke grondslag van toepassing is:
De grondslagen voor de verwerking van gegevens van klanten, prospects en bezoekers staan per verwerking vermeld in hoofdstuk 3.
5. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?
SPL B.V. bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht een langere termijn vereist. De volgende termijnen gelden:
De bewaartermijnen voor gegevens van klanten, prospects en bezoekers staan per verwerking vermeld in hoofdstuk 3.
6. Met wie delen wij uw gegevens?
SPL B.V. verkoopt uw persoonsgegevens nooit. Wij delen persoonsgegevens alleen met derden wanneer daar een duidelijk omschreven doel voor is en de wet dit toestaat. Zijn deze partijen buiten de Europese Economische Ruimte (EER) gevestigd, dan moet er sprake zijn van een passend beschermingsniveau voor de verwerking van de persoonsgegevens; hoe wij dat waarborgen, staat in hoofdstuk 7.
Wij kunnen uw persoonsgegevens aan derden verstrekken wanneer:
De categorieën van partijen die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken zijn:
Voor zover een derde voor SPL als verwerker optreedt, sluiten wij met deze partij een verwerkersovereenkomst conform artikel 28 AVG. Een actueel overzicht is opgenomen in ons verwerkingsregister.
7. Worden uw gegevens buiten de EU verwerkt?
SPL B.V. verwerkt persoonsgegevens in beginsel binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Voor een aantal diensten maken wij gebruik van dienstverleners buiten de EER. Doorgifte vindt in die gevallen uitsluitend plaats wanneer een passend beschermingsniveau is gewaarborgd: op basis van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, of op basis van passende waarborgen zoals de standaardcontractbepalingen van de EU, waar nodig aangevuld met aanvullende maatregelen. Welke verwerkingen dit betreft, is vastgelegd in ons verwerkingsregister.
8. Worden er automatische beslissingen over u genomen?
SPL B.V. maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming of profilering die rechtsgevolgen heeft voor betrokkenen of hen anderszins in aanmerkelijke mate treft. Alle beslissingen worden genomen door medewerkers van SPL B.V.
9. Wat zijn uw rechten?
Als betrokkene heeft u de volgende rechten ten aanzien van uw persoonsgegevens:
U kunt uw verzoeken richten aan [email protected]. SPL B.V. kan u verzoeken zich te identificeren voordat uw verzoek in behandeling wordt genomen.
U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via https://autoriteitpersoonsgegevens.nl.
10. Hoe beveiligen wij uw gegevens?
SPL B.V. neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of onrechtmatige verwerking. Derde partijen die namens SPL B.V. gegevens verwerken, zijn contractueel verplicht dezelfde beveiligingsnormen toe te passen.
11. Wijzigingen in deze privacyverklaring
SPL B.V. behoudt zich het recht voor deze privacyverklaring te actualiseren. Raadpleeg daarom regelmatig deze pagina voor de meest actuele versie. Wijzigingen worden daarnaast tijdig gecommuniceerd aan medewerkers. Voor medewerkers maakt deze privacyverklaring onlosmakelijk deel uit van de arbeidsovereenkomst.